Cómo los contratistas registran gastos

Sistema simple

Un sistema práctico es suficiente para la mayoría de los contratistas. El objetivo es saber cuánto está costando realmente cada trabajo mientras todavía sigue activo.

Usa un solo nombre, número o código de trabajo. Cada registro de mano de obra, recibo, factura de proveedor, renta y cargo de subcontratista debe ir a ese mismo expediente.

Mano de obra, material, equipo y otros normalmente son suficientes. Un sistema con demasiadas categorías muchas veces se abandona.

Registra los gastos el mismo día o en la misma semana. Registrar tarde convierte el control de costos en reconstrucción.

Los trabajos cortos pueden necesitar una revisión a la mitad y otra antes del cierre. Los trabajos largos deben revisarse cada semana.

El propósito de registrar gastos no es solo contabilidad. Es tomar mejores decisiones sobre precios, cambios, facturación y control de mano de obra.

• 1. Dale a cada trabajo un solo lugar para sus costos
• 2. Mantén categorías amplias
• 3. Registra costos cuando ocurren
• 4. Revisa el total del trabajo en un calendario fijo
• 5. Compara costo contra precio antes de decidir la facturación

Escenario de contratista

Un contratista toma una reparación pequeña de cocina por $14,500. Se registra el pedido principal de materiales. El problema es que un día de ayudante, dos vueltas por suministros, una renta de herramienta y una cuota del tiradero no se cargan al trabajo.

El contratista cree que el costo está bajo control porque la factura grande sí se ve.

Las entradas faltantes suman varios cientos de dólares.

El trabajo sí se cierra, pero el margen real queda más bajo de lo esperado.

La siguiente cotización entonces se basa en una conclusión equivocada.

Errores comunes

La mayoría de las fallas de control no son técnicas. Vienen de hábitos inconsistentes en campo.

Los contratistas muchas veces recuerdan la factura grande del proveedor y se les van los cargos pequeños que cambian en silencio el costo del trabajo.

Un número correcto en el expediente equivocado sigue siendo un mal número de control. El seguimiento por trabajo depende de una asignación limpia.

Cuando los gastos se registran tarde, el contratista pierde la oportunidad de actuar mientras el trabajo todavía puede corregirse.

Los gastos directos del trabajo deben mantenerse separados de los gastos generales del negocio. Si no, el expediente del trabajo deja de ser útil.

Registrar no protege la ganancia por sí solo. El total del trabajo tiene que revisarse contra el costo esperado y el precio vendido.

• Registrar solo los gastos grandes
• Cargar costos al trabajo equivocado
• Esperar hasta el fin de mes
• Mezclar gastos personales, gastos generales y costo del trabajo
• Registrar gastos sin revisarlos

Por qué un mal registro mata la ganancia

Un mal registro normalmente no destruye la ganancia en un solo evento obvio. Lo hace por una subestimación repetida del costo.

El resultado es predecible. El contratista sigue ocupado, los ingresos siguen moviéndose, pero el reporte de ganancia sale flojo porque el registro de costos estaba incompleto.

• Los costos faltantes hacen que el trabajo se vea mejor de lo que está.
• Un costo de trabajo subestimado lleva a precios débiles en el siguiente trabajo.
• La mano de obra y las compras no registradas hacen que el trabajo cambiado parezca más barato de lo que es.
• Las decisiones de efectivo se toman con números incompletos.
• Los reportes de cierre dejan de ser una referencia confiable para poner precios.